Is uw organisatie veel tijd kwijt door overtypen, corrigeren en informatie opzoeken? Worden papieren lijstjes of Excel-bestanden in een doolhof van mappen op uw bedrijfsnetwerk of in persoonlijke e-mailboxen bewaard? Worden dezelfde standaard stappen veelvuldig handmatig uitgevoerd? Met Diamond Forms, Flows & Docs zorgt u voor een efficiëntere bedrijfsvoering met digitale formulieren en geautomatiseerde processen via workflows die vóór u werken.
Efficiëntie
Fouten en onnodige werkzaamheden worden met online formulieren en workflows van Diamond Forms, Flows & Docs voorkomen. Herhalende werkzaamheden kunnen gemakkelijk worden omgezet naar automatische processen. U creëert tijd en versnelt tegelijkertijd de dagelijkse werkzaamheden met Diamond als workflow tool. De focus komt daardoor te liggen op het werk met meerwaarde voor uw organisatie en niet op onnodig werk dat eenvoudig kan worden gedigitaliseerd.
Externe gegevens benutten
Met de data-connector is Diamond door uw medewerkers zelf te koppelen aan bestaande databases, webservices en API's en Excel bestanden. De gegevens die ingevuld worden door uw klant kunnen direct in uw applicaties en databases worden automatisch gecorrigeerd, gecontroleerd en opgeslagen. Foute of onvolledige informatie wordt direct opgemerkt. Dat scheelt onnodig overtyp werk en voorkomt fouten.
Workflow inrichten
Vaak zijn de door uw relaties ingevulde gegevens relevant voor meerdere afdelingen binnen uw organisatie en worden deze via vaste procedures afgehandeld. Het is voor alle betrokken afdelingen van belang dat ze beschikken over dezelfde informatie en inzicht hebben in de actuele status van de afhandeling. Diamond biedt de mogelijkheid uw eigen workflow in te richten om ingevulde gegevens automatisch of handmatig diverse controles te laten doorlopen. Zodat de uitwisseling van informatie efficiënt verloopt, gegevens snel vindbaar zijn en uw medewerkers op het juiste moment, de juiste taken uitvoeren. Diamond is uw ideale workflow tool.
De mogelijkheden om verbinding te maken met externe bronnen om gegevens op te halen of te schrijven zijn zeer uitgebreid. Sla gegevens onmiddellijk op in uw eigen systemen, zodra het formulier is verzonden. U stelt zelf in wanneer data acties uitgevoerd dienen te worden. Opgehaalde gegevens zijn te gebruiken voor het invullen van velden en via samenvoegvelden in verschillende tekstvelden te plaatsen.
Bekijk alle integratiemogelijkheden
Diamond biedt uitgebreid versiebeheer waarin alle veranderingen in een formulier over de tijd worden bijgehouden. U heeft overzicht van de wijzigingen en kunt wijzigen maken in een gepubliceerd formulier. En hierbij worden alle antwoorden over alle versies voor u samengevoegd. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in een gepubliceerd formulier wordt automatisch het versienummer van het formulier aangepast. De wijziging wordt gekoppeld aan de persoon die de wijziging heeft doorgevoerd.
Diamond biedt een breed scala aan exportmogelijkheden. Naast de standaard export van alle ingevoerde gegevens naar XLS, CSV, PDF of Word, kunt u reacties filteren op datum, status of specifieke ingevoerde gegevens. En kunt u reacties direct in een verticale lay-out exporteren.
Daarnaast kunt u een verbinding instellen om ingevoerde gegevens naar uw back-end systeem te schrijven.
Stel bij het uitnodigen van relaties meteen de juiste herinneringen in om hen eraan te herinneren het formulier in te vullen. Diamond biedt de optie om herinneringen in te stellen op een aantal dagen, weken of maanden of op een specifieke datum. Of om herinneringen repetitief te te maken.
Stel eenvoudig standaard invoercontroles in zoals verplicht invullen, maximaal aantal opties en de minimale en maximale waarden. Of definieer meer geavanceerde controles zoals het datumbereik opgeven en uw eigen validaties maken via reguliere expressies. Ook kunt u eigen maskers toevoegen voor bijzondere formaten.
Met afhankelijkheden kunt u uw relatie op een intelligente manier door het formulier leiden. Een antwoord op een vraag kan er voor zorgen dat een andere vraag, of deel van het formulier niet meer relevant is. Afhankelijk van gegeven antwoorden, kunt u vragen(sets) tonen of verbergen, secties en pagina’s overslaan. Door de flexibele opzet is vrijwel elk denkbare afhankelijkheid te realiseren. Ook de uitkomst van een berekening of een combinatie van antwoorden.
Na het invullen van een formulier kunt u de routering naar uw relaties of medewerkers op een intelligente manier inrichten. Maak de uit te voeren acties afhankelijk van de gegeven antwoorden op de vragen en gebruik de antwoorden als parameters in teksten van e-mail en documenten.
Transformeer bij het verlaten van een veld de ingevoerde gegevens automatisch naar het juiste formaat voor uw organisatie. Diverse vooraf ingestelde transformaties voor Nederlandse postcode en (inter)nationale telefoonnummers staan standaard tot uw beschikking. Daarnaast kunt u uw eigen gedefinieerde transformaties toevoegen.
Stel vooraf regels in om automatisch te escaleren wanneer wordt voldaan aan de criteria die zijn gedefinieerd. U kunt zelf criteria definiëren voor het escaleren en de escalatieacties instellen wat er dan gebeurt.
Gegevens transformeren
Telefoonnummers, postcodes of namen. Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeur voor hun schrijfwijze. Terwijl u graag deze gegevens uniform wilt verwerken.
Diamond laat uw relaties hun gegevens invullen zoals ze dat gewend zijn, terwijl u ze in het gewenste formaat ontvangt. Zo wordt 2333vr bijvoorbeeld automatisch omgezet naar 2333 VR waarbij direct de straatnaam en plaats worden opgehaald. Dat is vriendelijk naar uw relatie, scheelt u foutcorrecties en verhoogt de gegevenskwaliteit. Zonder dat u medewerkers hiervoor hoeft op te leiden of te instrueren.
Slimme formulieren
Bent u veel tijd kwijt met ontbrekende of slecht ingevulde formulieren? Door de vele soorten invoervelden, de mogelijkheid gegevens vooraf in te vullen, het afdwingen van keuzes en zeer uitgebreide automatische correctiemogelijkheden krijgt uw organisatie met Diamond in één keer perfect ingevulde formulieren. Zo voorkomt u nabellen over ontbrekende of verkeerd ingevulde gegevens.
En voorkom ontbrekende formulieren door herinneringen in te stellen naar relaties die het formulier nog niet hebben ingevuld. Eventueel gecombineerd met een automatische escalatie binnen uw organisatie.
Formulieren wijzigen
We kennen het allemaal: Uw formulier is al een aantal keer ingevuld en dan blijkt dat u toch nog een extra vraag wilt toevoegen aan een formulier. Met Diamond is dat geen probleem. U kunt direct en zonder gedoe wijzigingen aanbrengen in een bestaand formulier dat al online staat. Diamond voegt bij het exporteren de antwoorden, van verschillende versies automatisch, samen.
Gebruikt u veel verschillende soorten formulieren binnen uw organisatie? Worden dezelfde gegevens door verschillende afdelingen en medewerkers in diverse systemen ingevoerd en gebruikt? Dan zijn de digitale formulieren met workflow van Diamond Forms, Flows & Docs dé oplossing voor uw organisatie.
Moet u uw relatie ouderwetse en onhandige (papieren) formulieren laten invullen en duurt antwoorden lang? Diamond Forms, Flows & Docs toont uw relatie op maat gesneden formulieren met automatische e-mails en documenten in uw huisstijl.
Voldoen aan hoge veiligheids- en compliance eisen speelt een steeds grotere rol in organisaties. Veiligheid en wet- en regelgeving zijn belangrijke uitgangspunten van Diamond Forms, Flows & Docs. De beste keuze maken voor uw organisatie? Download gratis onze whitepaper met handige tips en bewezen klantcases.
Wilt u direct kunnen inspelen op veranderingen in de markt? Met Diamond Forms, Flows & Docs kunt u meteen aan de slag, zonder hoge investeringen. De beste keuze maken voor uw organisatie? Download gratis onze whitepaper met handige tips en bewezen klantcases.
Wordt binnen uw organisatie gewerkt met meerdere losse systemen of databanken die niet goed met elkaar communiceren? Wilt u uw processen integreren en effectiever gebruik maken van uw gegevens en applicaties? Pas zelf de uitgebreide integratie mogelijkheden van Diamond toe. De beste keuze maken voor uw organisatie? Download gratis onze whitepaper met handige tips en bewezen klantcases.
