Vraagstuk
Handmatige werkzaamheden minimaliseren
Polaris Assuradeuren treedt op als volmacht. Ze neemt het hele verzekeringsproces over. Van het afsluiten van de polis, wijzigingen verwerken tot aan de schadeafwikkeling. Voor veel zakelijke verzekeringen worden gegevens voor de definitieve premieberekening periodiek opgevraagd voor naverrekeningen.
Polaris verstuurde per verzekering een PDF die volledig handmatig moest worden ingevuld. Ook als er geen wijzigingen waren. Polaris verwerkte deze PDF handmatig in haar eigen systemen. Het overzicht wie nog moest reageren werd handmatig bijgehouden. De wens van Polaris was het naverrekenen makkelijker te maken voor haar relaties en tegelijkertijd de druk op eigen medewerkers verminderen.
Oplossing
Grip op het proces met een dynamisch formulier
Het bestaande PDF formulier is vervangen door een persoonlijk gericht, online Diamond formulier. Gegevens die reeds bekend zijn worden vooraf ingevuld. Iedere klant krijgt alleen het formulier te zien van de verzekeringen die hij of zij zelf heeft afgesloten. Bij meerdere verzekeringen hoeven gegevens dus maar één keer te worden ingevoerd, een opluchting voor de klant. Nadat Polaris de formulieren heeft klaargezet ontvangen relaties via e-mail een uitnodiging om de gegevens te controleren en aan te vullen waar nodig.
Functionaliteiten
Deze functionaliteiten gaven de doorslag voor Polaris
Bekijk alle integratiemogelijkheden
Implementatie
Vooraf gegevens invullen
Nadat Polaris een selectie heeft gemaakt van de verzekeringsproducten waarvoor het naverrekeningsproces moet worden opgestart, worden de reeds bekende gegevens in Diamond ingelezen. Vervolgens wordt automatisch per relatie één formulier klaargezet. Naast een algemeen deel bevat het formulier per verzekering een eigen tabblad met de relevante vragen.
Binnen Diamond werd voor de identificatie van een unieke relatie eerst gebruik gemaakt van het e-mailadres van die relatie. Dit kenmerk was echter niet uniek bij Polaris, daar wordt het klantnummer voor gebruikt. Tijdens de implementatie is deze wens direct binnen Diamond doorgevoerd.
Implementatie
Automatisch herinneringen versturen
Door de flexibiliteit bij het versturen van uitnodigingen, instellen van automatische herinneringen en de mogelijkheid om escalatieperioden in te stellen, heeft het team van Polaris amper omkijken naar het bijhouden van de reacties op formulieren. Dit bespaart ze veel tijd en moeite.
Implementatie
Formulieren tussentijds opslaan
Tijdens het invullen van de formulieren wordt om specifieke bedrijfsinformatie, zoals de jaaromzet, gevraagd. Deze is lang niet altijd direct bij de hand. Doordat de formulieren tussentijds kunnen worden bewaard, hoeven de reeds ingevulde gegevens niet nog eens te worden ingevuld. Relaties kunnen gewoon verder waren waar ze gebleven waren. Wel zo makkelijk.
Implementatie
Inzicht in status van de formulieren
In het overzicht met alle reacties beschikt Polaris over een handig overzicht van de status van de in te vullen formulieren. In een oogopslag is zichtbaar welke relaties al dan niet zijn gestart met het invullen van hun naverrekeningsformulier. Hier kan Polaris eenvoudig acties op inrichten.
Toekomstwensen
Directe verwerking in de backoffice
Het klaarzetten van de selectie en het inlezen van de ingevulde formulieren is op dit moment nog een handmatige handeling. Samen met Polaris wordt onderzocht hoe we deze gegevens zo efficiënt mogelijk kunnen ophalen en ook weer automatisch kunnen terugzetten in de backoffice software die Polaris gebruikt.
Het verhaal van
GGD Haaglanden
GGD Haaglanden maakt met Diamond flexibele formulieren voor interne en externe zorgprofessionals. Het maken en beheren van de diverse formulieren vindt plaats zonder ondersteuning van ICT. En dat werkt!
Het verhaal van
Allianz
Allianz gebruikt Diamond formulieren voor de onboarding van nieuwe verzekeringsagenten. Voor Allianz is efficiënt werken en het voldoen aan de interne veiligheidseisen van cruciaal belang. De handige koppelvlakken en het veilig opslaan en uitwisselen van gegevens gaf de doorslag om voor Diamond te kiezen.
