NIVRE is gestart met alleen het afnemen van toetsen via Diamond formulieren. Enthousiast geworden over de uitgebreide mogelijkheden en gemak zelf formulieren te maken, zijn daarna in een rap tempo de verschillende aanvraagformulieren voor een NIVRE-registratie, PE-punten en klachten toe gaan voegen.
Vraagstuk
Het NIVRE is gericht op het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van deskundigen ingeschreven in het Register. Om ingeschreven te kunnen worden moet een deskundige aan de hoge NIVRE inschrijvingseisen voldoen.
Er wordt een strikte inschrijvingsprocedure gehanteerd. Naast het PDF aanvraagformulier dienen bewijzen van vereiste opleidingen, werkgeversverklaringen en een Verklaring Omtrent Gedrag meegestuurd te worden. Een proces dat niet meer van deze tijd was en met handmatige handelingen zoals nabellen van incomplete aanvragen, scannen van de ontvangen papieren en het overtypen van gegevens.
Oplossing
De verschillende aanvraagformulieren zijn volledig gedigitaliseerd via Diamond Forms. De benodigde validaties op het correct invullen van de benodigde gegevens vinden direct tijdens het invullen van het formulier plaats. Door de externe koppelingen zoals het extern ophalen van de adresgegevens, wordt het de aanvrager nog gemakkelijk gemaakt.
Na afronden van het aanvraagformulier ontvangt de deskundige direct een e-mail met daarin een bevestiging van de ingevulde gegevens, meegestuurde documenten en inzicht in de vervolgstappen voor registratie. De medewerkers van het NIVRE-secretariaat kunnen direct de volledige aanvraag in behandeling nemen. Hiermee is een proces dat gemiddeld vijf werkdagen duurde, ingekort tot hoogstens één.
Astrid Oosthof, Operationeel Manager NIVRE
Stel in dat de formulieren na invullen precies op de juiste plek terecht komen en zorg dat opvolging (eventueel) anders wordt ingeregeld.
Met de document generator creëert u zelf alle sjablonen die u nodig heeft voor professionele communicatie met uw relaties. De mogelijkheden zijn legio. Gebruik uw eigen Word-documenten als stijlsjabloon of download en personaliseer het beschikbare basissjabloon. Definieer de verwijzingen naar vragen en ingevoerde waarden om ingevoerde gegevens samen te voegen tot Word en PDF documenten die direct na het afronden van een formulier naar uw relatie gestuurd worden. Naast de standaard opties, biedt Diamond geavanceerde functionaliteit, zoals voorwaardelijke tabellen. Of voeg de gegenereerde documenten toe als parameter bij een webservice.
De ervaren consultants van Diamond ondersteunen u met informatieanalyses of procesontwerp. Ze denken met u mee. Over hoe u uw processen efficiënter inricht. Hun motto daarbij is: het kan altijd beter en vooral gemakkelijker. Zodat u ruime creëert om voor wat echt belangrijk is: de groei van uw eigen organisatie.
Via de intuïtieve formuliereditor sleept u vragen eenvoudig op uw formulier. Door te wisselen naar de verkenner wordt direct een gestructureerd overzicht van uw formulier getoond. Vragen, vragensets, secties of hele pagina's sleept versleept u eenvoudig binnen het formulier, zijn met één muisklik gekopieerd, of bewaart u als set voor andere formulieren. U heeft direct toegang tot alle relevante formulierinstellingen zoals de vormgeving, verzendacties en deelmogelijkheden.
Wanneer het vooraf niet duidelijk is hoeveel antwoorden uw relatie gaat geven, bijvoorbeeld wanneer u vraagt naar afgeronde opleidingen en de datum van het behalen van het diploma, dan kan de gebruiker zelf het aantal antwoorden(sets) toevoegen.
Diamond maakt het uw relaties makkelijk om eventuele bijlagen, aan een formulier toe te voegen. Optioneel of verplicht. Is vooraf niet bekend hoeveel bijlagen uw relatie zal toevoegen bijvoorbeeld voor behaalde diploma's? Dan biedt Diamond de optie om een onbeperkt aantal bijlagen toe te voegen. De maximale bestandsgrootte, de mogelijke bestandstypen voor een bijlage, zoals afbeeldingen, Word-documenten, of PDF-documenten, tot aan de tekst op de button stelt u eenvoudig zelf in.
Implementatie
Bij het realiseren van het eerste aanmeldformulier en implementeren van de koppeling om adresgegevens op te halen, heeft NIVRE de hulp ingeroepen van een ervaren Diamond consultant. Door dat basisformulier te kopiëren en waar nodig aan te passen, heeft NIVRE de overige formulieren zelf ingericht.
Implementatie
Voor NIVRE is dossiervorming van de volledige aanvraag richting de aspirant leden een belangrijke voorwaarde. De wens van NIVRE was om in de automatische gegenereerde PDF die bij de e-mailbevestiging meegestuurd werd ook de namen van de ingediende documenten op te nemen. Een functionaliteit die niet beschikbaar was. Het Diamond team heeft de wens opgepakt en de functionaliteit direct in de eerstvolgende release beschikbaar gemaakt. Voor alle Diamond gebruikers.
Implementatie
Door de ingetogen huisstijl, de heldere overzichtelijke navigatiestructuur, (ver)slepen van vragen op een formulier en buttons met een icoon én tekst zodat je precies weet wat er gaat gebeuren, is werken met Diamond voor NIVRE een fluitje van een cent. Het is duidelijk dat Diamond ontworpen is specifiek met het realiseren van slimme digitale formulieren in het achterhoofd, inclusief unieke eigenschappen om het gehele proces makkelijker, sneller en efficiënter uitgebreid te kunnen voeren.
Implementatie
Met Diamond stijleditor heeft NIVRE zelf de controle over de vormgeving van haar formulieren. NIVRE heeft eenmalig de basiselementen vastgelegd in een eigen NIVRE stijlsjabloon. Om de vragen de aanvraagformulieren duidelijk op te laten vallen, is ervoor gekozen deze in afwijkende kleur te tonen. NIVRE gebruikt het stijlsjabloon als basis voor alle formulieren zodat deze de vertrouwde, professionele NIVRE uitstraling hebben
Implementatie
NIVRE was verbaasd over de vele verbazingwekkende functies van Diamond die als vanzelfsprekend beschouwd worden. De uitgebreide mogelijkheden bij íedere vraag en de fijnmazige instellingen voor het versturen van e-mails bijvoorbeeld. Functionaliteiten in eerste instantie als ‘normaal’ overkomen, zitten vol geweldige opties.
Markel Insurance gebruikt de formulieren met automatische acties van Diamond Forms, Flows & Docs om processen efficiënter te laten verlopen. Het aanvragen, opstellen en aanpassen van offertes verloopt soepel en zonder arbeidsintensieve handmatige behandeling. Dat bespaart tijd en geld.
GGD Haaglanden maakt met Diamond Forms, Flows & Docs flexibele formulieren voor het persoonlijk uitnodigen van eigen professionals voor relevantie bijeenkomsten en de registratie van aanwezigen. Met Diamond publiceren ze deze zonder IT ondersteuning op de website. Dat werkt!
Voor Allianz is het voldoen aan de interne veiligheidseisen van cruciaal belang. Het veilig opslaan en uitwisselen van gegevens gaf de doorslag om voor Diamond Forms, Flows & Docs te kiezen.
Polaris Assuradeuren gebruikt Diamond formulieren om het naverrekeningsproces met haar relaties zo optimaal mogelijk in te richten. De uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke uitnodigingen, vooraf ingevulde formulieren en automatische herinneringen maakte de keuze voor Diamond Forms, Flows & Docs makkelijk.
Bel 085 042 00 71 of stuur een WhatsApp
