Gestructureerde interne processen met online formulieren

Markel Insurance gebruikt de formulieren met automatische acties van Diamond Forms, Flows & Docs om processen efficiënter te laten verlopen. Het aanvragen, opstellen en aanpassen van offertes verloopt soepel en zonder arbeidsintensieve handmatige behandeling. Dat bespaart tijd en geld.

Vraagstuk

Handmatige processen automatiseren

Markel Insurance is gespecialiseerd in niche verzekeringen voor de zakelijke markt met een aanbod van onder andere beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen. Het behandelen van offerte aanvragen voor nieuwe verzekeringen is een herhalend proces binnen de werkzaamheden van Markel.

Het invullen, verwerken en opmaken van grote hoeveelheden offertes is een tijdrovend proces. Diverse onderdelen moeten handmatig behandeld worden voor er een kloppende offerte kan worden verstuurd. Deze werkwijze voldeed niet meer aan de wensen en verwachtingen van Markel.

Oplossing

Gestroomlijnd proces door integratie met eigen systemen

Er is met Diamond een proces ingericht waarbij de dynamische formulieren direct worden aangevuld met al bekende gegevens. Voor de verdere verwerking hoeven de medewerkers van Markel niet meer handmatig de gegevens te verzamelen om een offerte op te maken, het verzenden van formulieren is gekoppeld aan automatische acties. Gebruikers ontvangen na het invullen een automatisch gegenereerde PDF met de formuliergegevens, opgemaakt in de huisstijl van Markel. Deze PDF wordt ook met een workflow doorgezet naar de juiste afdeling binnen de organisatie.

Functionaliteiten

Deze functionaliteiten gaven de doorslag voor Markel Insurance

Eigen documentsjablonen definiëren

Met Diamond voegt u ingevoerde gegevens met een documentsjabloon samen tot een Word- en/of PDF-document. Voeg u eigen standaard toe of start met een van de beschikbare basissjablonen en personaliseer deze naar wens. U kunt zelf geavanceerde functionaliteit, zoals voorwaardelijke tabellen, aan uw documentsjabloon toevoegen.

Geautomatiseerd e-mails versturen 

Stel in dat de formulieren na invullen precies op de juiste plek terecht komen en zorg dat opvolging (eventueel) anders wordt ingeregeld.

Uitgebreide document generator

Met de document generator creëert u zelf alle sjablonen die u nodig heeft voor professionele communicatie met uw relaties. De mogelijkheden zijn legio. Gebruik uw eigen Word-documenten als stijlsjabloon of download en personaliseer het beschikbare basissjabloon. Definieer de verwijzingen naar vragen en ingevoerde waarden om ingevoerde gegevens samen te voegen tot Word en PDF documenten die direct na het afronden van een formulier naar uw relatie gestuurd worden. Naast de standaard opties, biedt Diamond geavanceerde functionaliteit, zoals voorwaardelijke tabellen. Of voeg de gegenereerde documenten toe als parameter bij een webservice.

Deskundig (proces)advies

De ervaren consultants van Diamond ondersteunen u met informatieanalyses of procesontwerp. Ze denken met u mee. Over hoe u uw processen efficiënter inricht. Hun motto daarbij is: het kan altijd beter en vooral gemakkelijker. Zodat u ruime creëert om voor wat echt belangrijk is: de groei van uw eigen organisatie.

Data uitwisseling met andere software 

De mogelijkheden om verbinding te maken met externe bronnen om gegevens op te halen of te schrijven zijn zeer uitgebreid. Sla gegevens onmiddellijk op in uw eigen systemen, zodra het formulier is verzonden. U stelt zelf in wanneer data acties uitgevoerd dienen te worden. Opgehaalde gegevens zijn te gebruiken voor het invullen van velden en via samenvoegvelden in verschillende tekstvelden te plaatsen.
Bekijk alle integratiemogelijkheden

Automatische escalatieregels vastleggen

Stel vooraf regels in om automatisch te escaleren wanneer wordt voldaan aan de criteria die zijn gedefinieerd. U kunt zelf criteria definiëren voor het escaleren en de escalatieacties instellen wat er dan gebeurt.

Implementatie

Doorlooptijd aanzienlijk verkort

Direct in het formulier alle mogelijkheden tonen creëert veel tijdswinst. Polissen zijn gemakkelijk binnen één formulier te vergelijken, de invloed van relevante kortingen en toeslagen zijn direct zichtbaar. Er hoeft niet te worden uitgezocht of een aanpassing mogelijk is, alleen de daadwerkelijk mogelijke wijzigingen worden getoond.

Implementatie

Koppeling met Excel

De uitgebreide Excel support van Diamond gebruikt Markel om gegevens op te halen en direct te tonen in de dynamische formulieren. Ook de berekeningen die in de Excel bestanden van Markel staan kunnen in Diamond formulieren worden gebruikt. Ingevulde formulier gegevens worden volgens procedure weer weggeschreven in Excel.

Het verhaal van

Ministerie van VWS

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is verantwoordelijk is voor volksgezondheid, gezondheidszorg, levenskwaliteit, maatschappelijk werk en sport. Ze gebruiken Diamond formulieren voor de aanvraag van zorg toegangspassen en e-certificaten.

Andere verhalen

Het verhaal van

Allianz

Allianz gebruikt Diamond formulieren voor de onboarding van nieuwe verzekeringsagenten. Voor Allianz is efficiënt werken en het voldoen aan de interne veiligheidseisen van cruciaal belang. De handige koppelvlakken en het veilig opslaan en uitwisselen van gegevens gaf de doorslag om voor Diamond te kiezen.

Lees verder

Allianzmature Business Man Working Laptop While His Partners Looking Business Results Office

Het verhaal van

NPEX

Via NPEX kunnen (institutionele) beleggers rechtstreeks in snelgroeiende midden- en grootbedrijf beleggen het uitgeven van obligaties of certificaten van aandelen. NPEX heeft Diamond formulieren gekozen om het openen van een account te vergemakkelijken.

Andere verhalen