Digitaliseer papieren formulieren

Vraagstuk

Omslachtig papieren proces digitaliseren

Het NIVRE is gericht op het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van deskundigen ingeschreven in het Register. Om ingeschreven te kunnen worden moet een deskundige aan de hoge NIVRE inschrijvingseisen voldoen.

Er wordt een strikte inschrijvingsprocedure gehanteerd. Naast het PDF aanvraagformulier dienen bewijzen van vereiste opleidingen, werkgeversverklaringen en een Verklaring Omtrent Gedrag meegestuurd te worden. Een proces dat niet meer van deze tijd was en met handmatige handelingen zoals nabellen van incomplete aanvragen, scannen van de ontvangen papieren en het overtypen van gegevens.

Oplossing

Vriendelijk, efficiënt online inschrijfproces

De verschillende aanvraagformulieren zijn volledig gedigitaliseerd via Diamond Forms. De benodigde validaties op het correct invullen van de benodigde gegevens vinden direct tijdens het invullen van het formulier plaats. Door de externe koppelingen zoals het extern ophalen van de adresgegevens, wordt het de aanvrager nog gemakkelijk gemaakt.

Na afronden van het aanvraagformulier ontvangt de deskundige direct een e-mail met daarin een bevestiging van de ingevulde gegevens, meegestuurde documenten en inzicht in de vervolgstappen voor registratie. De medewerkers van het NIVRE-secretariaat kunnen direct de volledige aanvraag in behandeling nemen. Hiermee is een proces dat gemiddeld vijf werkdagen duurde, ingekort tot hoogstens één.

Functionaliteiten

“Deskundig advies en begeleiding was waanzinnig goed, daar was ik het meest tevreden over.”

Astrid Oosthof, Operationeel Manager NIVRE

Geautomatiseerd e-mails versturen

Stel in dat de formulieren na invullen precies op de juiste plek terecht komen en zorg dat opvolging (eventueel) anders wordt ingeregeld.

Uitgebreide document generator

Met de document generator creëert u zelf alle sjablonen die u nodig heeft voor professionele communicatie met uw relaties. De mogelijkheden zijn legio. Gebruik uw eigen Word-documenten als stijlsjabloon of download en personaliseer het beschikbare basissjabloon.

Gebruik antwoorden uit formulier op de juiste plek in uw document.
Genereer tabellen afhankelijk van ingevoerde antwoorden.
Voeg gegenereerde documenten toe als parameter bij een webservice.
Verstuur documenten automatisch naar uw contactpersonen en mappen.

Deskundig (proces)advies

De ervaren consultants van Diamond ondersteunen u met informatieanalyses of procesontwerp. Ze denken met u mee. Over hoe u uw processen efficiënter inricht. Hun motto daarbij is: het kan altijd beter en vooral gemakkelijker. Zodat u ruime creëert om voor wat echt belangrijk is: de groei van uw eigen organisatie.

Intuïtieve formuliereditor

Via de intuïtieve formuliereditor sleept u vragen eenvoudig op uw formulier. Door te wisselen naar de verkenner wordt direct een gestructureerd overzicht van uw formulier getoond. Vragen, vragensets, secties of hele pagina's sleept versleept u eenvoudig binnen het formulier, zijn met één muisklik gekopieerd, of bewaart u als set voor andere formulieren. U heeft direct toegang tot alle relevante formulierinstellingen zoals de vormgeving, verzendacties en deelmogelijkheden.

Herhalende vragen(set)

Wanneer het vooraf niet duidelijk is hoeveel antwoorden uw relatie gaat geven, bijvoorbeeld wanneer u vraagt naar afgeronde opleidingen en de datum van het behalen van het diploma, dan kan de gebruiker zelf het aantal antwoorden(sets) toevoegen.

Direct veilig bijlagen toevoegen

Diamond maakt het uw relaties makkelijk om eventuele bijlagen, aan een formulier toe te voegen. Optioneel of verplicht. Is vooraf niet bekend hoeveel bijlagen uw relatie zal toevoegen bijvoorbeeld voor behaalde diploma's? Dan biedt Diamond de optie om een onbeperkt aantal bijlagen toe te voegen. De maximale bestandsgrootte, de mogelijke bestandstypen voor een bijlage, zoals afbeeldingen, Word-documenten, of PDF-documenten, tot aan de tekst op de button stelt u eenvoudig zelf in.

Implementatie

Professionele ondersteuning

Bij het realiseren van het eerste aanmeldformulier en implementeren van de koppeling om adresgegevens op te halen, heeft NIVRE de hulp ingeroepen van een ervaren Diamond consultant. Door dat basisformulier te kopiëren en waar nodig aan te passen, heeft NIVRE de overige formulieren zelf ingericht.

Implementatie

Wensen worden direct gerealiseerd

Voor NIVRE is dossiervorming van de volledige aanvraag richting de aspirant leden een belangrijke voorwaarde. De wens van NIVRE was om in de automatische gegenereerde PDF die bij de e-mailbevestiging meegestuurd werd ook de namen van de ingediende documenten op te nemen. Een functionaliteit die niet beschikbaar was. Het Diamond team heeft de wens opgepakt en de functionaliteit direct in de eerstvolgende release beschikbaar gemaakt. Voor alle Diamond gebruikers.

Implementatie

Makkelijk in gebruik

Door de ingetogen huisstijl, de heldere overzichtelijke navigatiestructuur, (ver)slepen van vragen op een formulier en buttons met een icoon én tekst zodat je precies weet wat er gaat gebeuren, is werken met Diamond voor NIVRE een fluitje van een cent. Het is duidelijk dat Diamond ontworpen is specifiek met het realiseren van slimme digitale formulieren in het achterhoofd, inclusief unieke eigenschappen om het gehele proces makkelijker, sneller en efficiënter uitgebreid te kunnen voeren.

Implementatie

Formulieren naar eigen stijl inrichten

Met Diamond stijleditor heeft NIVRE zelf de controle over de vormgeving van haar formulieren. NIVRE heeft eenmalig de basiselementen vastgelegd in een eigen NIVRE stijlsjabloon. Om de vragen de aanvraagformulieren duidelijk op te laten vallen, is ervoor gekozen deze in afwijkende kleur te tonen. NIVRE gebruikt het stijlsjabloon als basis voor alle formulieren zodat deze de vertrouwde, professionele NIVRE uitstraling hebben

Implementatie

Er is veel vanzelfsprekend

NIVRE was verbaasd over de vele verbazingwekkende functies van Diamond die als vanzelfsprekend beschouwd worden. De uitgebreide mogelijkheden bij íedere vraag en de fijnmazige instellingen voor het versturen van e-mails bijvoorbeeld. Functionaliteiten in eerste instantie als ‘normaal’ overkomen, zitten vol geweldige opties.

Het verhaal van

Markel Insurance

Markel Insurance gebruikt de formulieren met automatische acties van Diamond Forms, Flows & Docs om processen efficiënter te laten verlopen. Het aanvragen, opstellen en aanpassen van offertes verloopt soepel en zonder arbeidsintensieve handmatige behandeling. Dat bespaart tijd en geld.

Lees verder

Het verhaal van

GGD Haaglanden

GGD Haaglanden maakt met Diamond Forms, Flows & Docs flexibele formulieren voor het persoonlijk uitnodigen van eigen professionals voor relevantie bijeenkomsten en de registratie van aanwezigen. Met Diamond publiceren ze deze zonder IT ondersteuning op de website. Dat werkt!

Lees verder

Het verhaal van

Allianz

Voor Allianz is het voldoen aan de interne veiligheidseisen van cruciaal belang. Het veilig opslaan en uitwisselen van gegevens gaf de doorslag om voor Diamond Forms, Flows & Docs te kiezen.

Lees verder

Het verhaal van

Polaris Assuradeuren

Polaris Assuradeuren gebruikt Diamond formulieren om het naverrekeningsproces met haar relaties zo optimaal mogelijk in te richten. De uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke uitnodigingen, vooraf ingevulde formulieren en automatische herinneringen maakte de keuze voor Diamond Forms, Flows & Docs makkelijk.

Lees verder