Geautomatiseerde processen voor de HR-afdeling
Een groeiend webdevelopmentbureau wilde af van Excel-lijsten, losse mails en foutgevoelige handmatige invoer. Met Diamond zijn sollicitaties, declaraties en onboarding nu gestroomlijnd in digitale HR-flows met slimme formulieren en automatische berekeningen. Ervaar de oplossing nu zelf:
De uitdaging
Handmatige processen kostten HR en Finance veel tijd en zorgden voor onnodige fouten. Declaraties verliepen via Excel en e-mail, met handmatige invoer in andere systemen. Reiskostenberekening werden handmatig opgesteld en de onboarding was verspreid over verschillende documenten en mailboxen.
Onboarding in één digitale flow
Nieuwe medewerkers worden nu on-board gebracht via één slim onboardingformulier in de huisstijl van de organisatie.
- Alle benodigde gegevens in één formulier.
- Digitaal ondertekenen van de arbeidsovereenkomst.
- Validaties en controles voorkomen typefouten en ontbrekende informatie.
- Automatische bevestigingen naar de invuller en de HR-mailbox.
- Gegevens als PDF opgeslagen in de juiste systemen en dossiers.
Oplossing
Oplossing
Declaraties met automatische berekeningen
Declaraties lopen via één digitaal formulier met ingebouwde logica en berekeningen.
- Reiskosten worden automatisch berekend op basis van postcodes via een gekoppelde API.
- Upload van bonnen en bijlagen direct bij de juiste declaratie.
- Automatische workflow stuurt de declaratie voor goedkeuring naar de juiste afdeling.
Slim sollicitatieformulier op de website
Sollicitaties komen nu gestructureerd en veilig binnen via een online formulier, conform vereisten van de AVG.
- Spam-beveiliging voorkomt ongewenste inzendingen.
- Kandidaten kunnen eenvoudig cv uploaden als bijlage.
- Inzendingen worden automatisch naar de juiste mailbox verzonden.
- Gegevens en documenten worden na de afgesproken termijn volledig verwijderd voor 100% AVG-conforme afhandeling.
Oplossing
Resultaten in het kort
Door declaraties, onboarding én het sollicitatieproces te digitaliseren, is het HR-werk merkbaar lichter en strakker georganiseerd.
- Minder handmatig werk en fouten.
- Duidelijke, professionele flows voor declaraties, onboarding en sollicitaties.
- Betere datakwaliteit en AVG-conforme opslag en verwijdering van gegevens.
NIVRE
NIVRE is gestart met alleen het afnemen van toetsen via Diamond formulieren. Enthousiast geworden over de uitgebreide mogelijkheden en gemak zelf formulieren te maken, zijn daarna in een rap tempo de verschillende aanvraagformulieren voor een NIVRE-registratie, PE-punten en klachten toe gaan voegen.
Markel Insurance
Markel Insurance gebruikt de formulieren met automatische acties van Diamond Forms, Flows & Docs om processen efficiënter te laten verlopen. Het aanvragen, opstellen en aanpassen van offertes verloopt soepel en zonder arbeidsintensieve handmatige behandeling. Dat bespaart tijd en geld.
Polaris Assuradeuren
Polaris Assuradeuren gebruikt Diamond formulieren om het naverrekeningsproces met haar relaties zo optimaal mogelijk in te richten. De uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke uitnodigingen, vooraf ingevulde formulieren en automatische herinneringen maakte de keuze voor Diamond Forms, Flows & Docs makkelijk.
Allianz
Voor Allianz is het voldoen aan de interne veiligheidseisen van cruciaal belang. Het veilig opslaan en uitwisselen van gegevens gaf de doorslag om voor Diamond Forms, Flows & Docs te kiezen.
HR-processen digitaliseren?
Download nu de gratis gids 'HR-processen digitaliseren in 4 stappen' om uw onboarding, verlofaanvragen en declaraties te versnellen, zonder zwaar HR-systeem.