Vraagstuk

Handmatige werkzaamheden minimaliseren

Polaris Assuradeuren treedt op als volmacht. Ze neemt het hele verzekeringsproces over. Van het afsluiten van de polis, wijzigingen verwerken tot aan de schadeafwikkeling. Voor veel zakelijke verzekeringen worden gegevens voor de definitieve premieberekening periodiek opgevraagd voor naverrekeningen.

Polaris verstuurde per verzekering een PDF die volledig handmatig moest worden ingevuld. Ook als er geen wijzigingen waren. Polaris verwerkte deze PDF handmatig in haar eigen systemen. Het overzicht wie nog moest reageren werd handmatig bijgehouden. De wens van Polaris was het naverrekenen makkelijker te maken voor haar relaties en tegelijkertijd de druk op eigen medewerkers verminderen.

Polaris Senior Businesswoman Working Together With Young Business People Office (1)
Polaris Senior Businesswoman Working Together With Young Business People Modern Office

Oplossing

Grip op het proces met een dynamisch formulier

Het bestaande PDF formulier is vervangen door een persoonlijk gericht, online Diamond formulier. Gegevens die reeds bekend zijn worden vooraf ingevuld. Iedere klant krijgt alleen het formulier te zien van de verzekeringen die hij of zij zelf heeft afgesloten. Bij meerdere verzekeringen hoeven gegevens dus maar één keer te worden ingevoerd, een opluchting voor de klant. Nadat Polaris de formulieren heeft klaargezet ontvangen relaties via e-mail een uitnodiging om de gegevens te controleren en aan te vullen waar nodig.

Stel in dat de formulieren na invullen precies op de juiste plek terecht komen en zorg dat opvolging (eventueel) anders wordt ingeregeld.
Stel vooraf regels in om automatisch te escaleren wanneer wordt voldaan aan de criteria die zijn gedefinieerd. U kunt zelf criteria definiëren voor het escaleren en de escalatieacties instellen wat er dan gebeurt.
Diamond biedt uitgebreide mogelijkheden om uw eigen e-mailsjablonen voor (verlopen) uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen, en notificaties te definiëren. U kunt zowel alle contactgegevens als de ingevulde gegevens gebruiken om gepersonaliseerde e-mailsjablonen op te stellen. Via de handige samenvoegvelden kunt u met één sjabloon namens verschillende vestigingen reageren.
De mogelijkheden om verbinding te maken met externe bronnen om gegevens op te halen of te schrijven zijn zeer uitgebreid. Sla gegevens onmiddellijk op in uw eigen systemen, zodra het formulier is verzonden. U stelt zelf in wanneer data acties uitgevoerd dienen te worden. Opgehaalde gegevens zijn te gebruiken voor het invullen van velden en via samenvoegvelden in verschillende tekstvelden te plaatsen.
Volledige integratie binnen een specifiek bedrijfsproces dat echt uniek is voor uw organisatie en waar een standaardoplossing niet voldoet? Dan is het goed om te weten dat het Diamond team ruime ervaring heeft om extra functionaliteiten snel en betrouwbaar te ontwikkelen. Diamond biedt 100% upgradegarantie op de combinatie van extra functionaliteiten en updates van het standaardproduct.
Via de intuïtieve formuliereditor sleept u vragen eenvoudig op uw formulier. Door te wisselen naar de verkenner wordt direct een gestructureerd overzicht van uw formulier getoond. Vragen, vragensets, secties of hele pagina's sleept versleept u eenvoudig binnen het formulier, zijn met één muisklik gekopieerd, of bewaart u als set voor andere formulieren. U heeft direct toegang tot alle relevante formulierinstellingen zoals de vormgeving, verzendacties en deelmogelijkheden.

Implementatie

Vooraf gegevens invullen

Nadat Polaris een selectie heeft gemaakt van de verzekeringsproducten waarvoor het naverrekeningsproces moet worden opgestart, worden de reeds bekende gegevens in Diamond ingelezen. Vervolgens wordt automatisch per relatie één formulier klaargezet. Naast een algemeen deel bevat het formulier per verzekering een eigen tabblad met de relevante vragen.

Binnen Diamond werd voor de identificatie van een unieke relatie eerst gebruik gemaakt van het e-mailadres van die relatie. Dit kenmerk was echter niet uniek bij Polaris, daar wordt het klantnummer voor gebruikt. Tijdens de implementatie is deze wens direct binnen Diamond doorgevoerd.

Implementatie

Automatisch herinneringen versturen

Door de flexibiliteit bij het versturen van uitnodigingen, instellen van automatische herinneringen en de mogelijkheid om escalatieperioden in te stellen, heeft het team van Polaris amper omkijken naar het bijhouden van de reacties op formulieren. Dit bespaart ze veel tijd en moeite.

Implementatie

Formulieren tussentijds opslaan

Tijdens het invullen van de formulieren wordt om specifieke bedrijfsinformatie, zoals de jaaromzet, gevraagd. Deze is lang niet altijd direct bij de hand. Doordat de formulieren tussentijds kunnen worden bewaard, hoeven de reeds ingevulde gegevens niet nog eens te worden ingevuld. Relaties kunnen gewoon verder waren waar ze gebleven waren. Wel zo makkelijk.

Implementatie

Inzicht in status van de formulieren

In het overzicht met alle reacties beschikt Polaris over een handig overzicht van de status van de in te vullen formulieren.  In een oogopslag is zichtbaar welke relaties al dan niet zijn gestart met het invullen van hun naverrekeningsformulier. Hier kan Polaris eenvoudig acties op inrichten.

Toekomstwensen

Directe verwerking in de backoffice

Het klaarzetten van de selectie en het inlezen van de ingevulde formulieren is op dit moment nog een handmatige handeling. Samen met Polaris wordt onderzocht hoe we deze gegevens zo efficiënt mogelijk kunnen ophalen en ook weer automatisch kunnen terugzetten in de backoffice software die Polaris gebruikt.