Vraagstuk

Arbeidsintensief proces vergemakkelijken

GGD Haaglanden bewaakt, beschermt en bevordert de volksgezondheid in negen gemeenten in de regio Haaglanden. Voor de deskundigheidsbevordering van de eigen professionals organiseert GGD Haaglanden regelmatig bijeenkomsten waarin actualiteiten, vakinhoudelijke ontwikkelingen en nieuwe werkwijzen worden besproken.

Professionals die een bijeenkomst willen bijwonen moeten zich vooraf registreren. Hiervoor werd gebruik gemaakt van een online aanmeldformulier waarbij de verwerking volledig handmatig plaatsvond. Deze werkwijze was arbeidsintensief en voldeed niet aan de wensen van GGD Haaglanden.

Depositphotos 283423394 Xl 2015
Depositphotos 283421550 Xl 2015

Oplossing

Volledige procesafronding met online formulieren

Er is met Diamond nu één proces ingericht met één centraal aanmeldformulier waarin de zorgprofessional zich kan aanmelden voor alle bijeenkomsten. Enkele dagen voor de daadwerkelijke bijeenkomst ontvangen de deelnemers een persoonlijk formulier met de vraag tot definitieve bevestiging. Daarbij zijn hun gegevens reeds ingevuld. Professionals die zich niet hebben ingeschreven en op het laatste moment toch willen deelnemen kunnen zich alsnog aanmelden door een QR-code te scannen die naar het inschrijfformulier verwijst.

Diamond biedt uitgebreide mogelijkheden om uw eigen e-mailsjablonen voor (verlopen) uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen, en notificaties te definiëren. U kunt zowel alle contactgegevens als de ingevulde gegevens gebruiken om gepersonaliseerde e-mailsjablonen op te stellen. Via de handige samenvoegvelden kunt u met één sjabloon namens verschillende vestigingen reageren.
Stel in dat de formulieren na invullen precies op de juiste plek terecht komen en zorg dat opvolging (eventueel) anders wordt ingeregeld.
Met Diamond voegt u ingevoerde gegevens met een documentsjabloon samen tot een Word- en/of PDF-document. Voeg u eigen standaard toe of start met een van de beschikbare basissjablonen en personaliseer deze naar wens. U kunt zelf geavanceerde functionaliteit, zoals voorwaardelijke tabellen, aan uw documentsjabloon toevoegen.
Met de document generator creëert u zelf alle sjablonen die u nodig heeft voor professionele communicatie met uw relaties. De mogelijkheden zijn legio. Gebruik uw eigen Word-documenten als stijlsjabloon of download en personaliseer het beschikbare basissjabloon. Definieer de verwijzingen naar vragen en ingevoerde waarden om ingevoerde gegevens samen te voegen tot Word en PDF documenten die direct na het afronden van een formulier naar uw relatie gestuurd worden. Naast de standaard opties, biedt Diamond geavanceerde functionaliteit, zoals voorwaardelijke tabellen. Of voeg de gegenereerde documenten toe als parameter bij een webservice.
Diamond wordt gehost bij een datacenter in Nederland met een uitstekende backbone-verbinding en dat voldoet aan ISO 9001, 14001, 27001 en ISAE 3000/ SOC2 Type 1 certificering.
De ervaren consultants van Diamond ondersteunen u met informatieanalyses of procesontwerp. Ze denken met u mee. Over hoe u uw processen efficiënter inricht. Hun motto daarbij is: het kan altijd beter en vooral gemakkelijker. Zodat u ruime creëert om voor wat echt belangrijk is: de groei van uw eigen organisatie.
Met het geïntegreerde relatiebeheer kunt u vooraf relaties toevoegen en ze uitnodigingen sturen voor persoonlijke formulieren in hun eigen voorkeurstaal. Daarnaast kan na het invullen van een formulier naast de reactie ook een nieuwe relatie aangemaakt worden. Zodat u deze nieuwe relatie daarna met persoonlijke uitnodigingen, in zijn voorkeurstaal, met vooraf ingevulde gegevens kunt benaderen.

Implementatie

Korte procesanalyse

Om een goed inzicht te krijgen in het gewenste proces en de eisen en wensen van de GGD Haaglanden is gestart met een korte analyse. Daaruit bleek dat de inzet van Diamond zowel het makkelijk zelf publiceren van online formulieren ondersteund, als ook de afhandeling ná de bijeenkomst met Diamond vergemakkelijkt.

Implementatie

Persoonlijk certificaat

De GGD Haaglanden exporteert per bijeenkomst de presentielijst zodat de aanwezigen tijdens de bijeenkomst hun aanwezigheid direct kunnen bevestigen. Na de bijeenkomst verwerkt GGD Haaglanden de aanwezigheid in Diamond en ontvangen de deelnemers via e-mail direct een, door Diamond geregenereerd, persoonlijk certificaat. Volledig in de huisstijl van GGD Haaglanden.

Implementatie

Automatisch evalueren

Via de flexibele e-mailsjablonen en de vooraf ingestelde verzendoptie ontvangen de deelnemers automatisch een persoonlijke uitnodiging voor het invullen van een evaluatieformulier over de bijeenkomst waar ze aanwezig waren.